Privacyverklaring Writify
Writify B.V. (hierna: 'Writify', 'wij' of 'ons') hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten jij hebt als betrokkene.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Wie zijn wij
Writify B.V. is het eerste bedrijf in de Benelux dat handgeschreven kaarten op schaal verstuurt via een geavanceerde schrijfrobot met een echte pen. Ons platform is bereikbaar via app.writify.eu.
Contactgegevens:
Writify B.V.
E-mail: daan@writify.co
Website: writify.co
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
2.1 Gegevens van klanten en gebruikers van ons platform
Als je een account aanmaakt of gebruikmaakt van app.writify.eu, verwerken wij onder andere:
- Naam en e-mailadres
- Bedrijfsnaam en factuurgegevens
- Inloggegevens (versleuteld opgeslagen)
- Communicatie die je met ons deelt via e-mail of ons platform
2.2 Adresgegevens van kaartontvangers
Als jij als klant een order plaatst, lever jij adresgegevens aan van de ontvangers van de kaarten. In dat geval treed jij op als verwerkingsverantwoordelijke en handelt Writify als gegevensverwerker in jouw opdracht. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het uitvoeren van jouw order: het schrijven en verzenden van de kaarten.
3. Doelen en rechtsgronden
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Uitvoering van de overeenkomst: het aanmaken en beheren van jouw account, het verwerken van bestellingen en het verzenden van kaarten.
- Facturatie en boekhouding: het uitvoeren van betalingen en het voldoen aan wettelijke bewaarverplichtingen.
- Klantenservice: het beantwoorden van vragen en het afhandelen van klachten.
- Gerechtvaardigd belang: het verbeteren van onze dienstverlening en het informeren van bestaande klanten over voor hen relevante diensten van Writify.
Wij verwerken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven omschreven, tenzij wij hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming hebben gevraagd en verkregen.
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, en met inachtneming van wettelijke bewaarverplichtingen.
- Adresgegevens van kaartontvangers: worden binnen 30 dagen na verzending geanonimiseerd en uiterlijk drie maanden na voltooiing van de order volledig uit onze systemen verwijderd.
- Accountgegevens en orderhistorie: worden bewaard zolang de klantrelatie actief is en tot twee jaar daarna.
- Facturatiegegevens: worden bewaard gedurende zeven jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
5. Beveiliging
Writify neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik te voorkomen.
- Ons platform is gehost op AWS-servers in Frankfurt (EU), wat zorgt voor hoge beschikbaarheid en beveiliging.
- De platforminfrastructuur is gebaseerd op Mendix, een onderdeel van Siemens AG, gecertificeerd conform ISO/IEC 27001:2022, ISO 22301 en ISO/IEC 27017.
- Alle gegevensverwerking vindt uitsluitend plaats binnen de Europese Unie.
- Wij hanteren het principe van 'privacy by design': wij slaan alleen gegevens op die strikt noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.
Bij een datalek informeren wij de betrokken personen en, waar wettelijk vereist, de Autoriteit Persoonsgegevens zo spoedig mogelijk.
6. Delen met derden
Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden en verstrekken deze niet voor commerciele doeleinden. Wij delen gegevens uitsluitend met:
- Dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken, zoals onze hostingprovider en het Mendix-platform. Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten.
- Postbezorgers (zoals PostNL), uitsluitend voor het bezorgen van de kaarten. Alleen naam en adres van de ontvanger worden gedeeld, en enkel voor zover dit noodzakelijk is voor de bezorging.
- Bevoegde autoriteiten, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
7. Doorgifte buiten de Europese Unie
Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Unie en maken geen gebruik van diensten buiten de EU voor de opslag of verwerking van persoonsgegevens.
8. Writify als gegevensverwerker
Wanneer jij als klant adresgegevens aanlevert voor het verzenden van kaarten, treed jij op als verwerkingsverantwoordelijke en handelt Writify als gegevensverwerker. Jij bent verantwoordelijk voor het rechtmatig verkrijgen van de persoonsgegevens van de kaartontvangers en voor het verstrekken daarvan aan Writify.
Op verzoek sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform de AVG met jou. Neem hiervoor contact op via daan@writify.co. Writify kan op verzoek ook een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) ondertekenen bij het delen van bedrijfsgevoelige informatie.
9. Jouw rechten als betrokkene
Op grond van de AVG heb jij de volgende rechten:
- Recht op inzage: je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
- Recht op rectificatie: je kunt ons verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
- Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw gegevens te verwijderen, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om ze te bewaren.
- Recht op beperking van de verwerking: je kunt ons verzoeken de verwerking te beperken in bepaalde omstandigheden.
- Recht op dataportabiliteit: je kunt verzoeken om jouw gegevens in een gestructureerd en machineleesbaar formaat te ontvangen.
- Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken: als verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze te allen tijde intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment aantast.
Om een van deze rechten uit te oefenen, neem je contact met ons op via daan@writify.co. Wij reageren binnen vier weken op jouw verzoek.
Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens niet correct verwerken. Meer informatie vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Cookies
Ons platform maakt gebruik van functionele cookies. Deze zijn strikt noodzakelijk voor het correct functioneren van het platform. Wij plaatsen geen analytische of marketingcookies zonder jouw toestemming. Meer informatie over het gebruik van cookies vind je in ons cookiebeleid op onze website.
11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij jou actief, bijvoorbeeld per e-mail.
12. Contact
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op:
Writify B.V.
E-mail: daan@writify.co
Website: writify.co